Helemaal geen tijd
Helemaal geen tijd
Trudie plukt nerveus aan haar trui. ‘Ik heb eigenlijk helemaal geen tijd om met je te zitten’.
Ik zet mijn tas op een tafeltje en kijk Trudie aan. ‘Vertel.’
Trudie haalt haar schouders op en gebaart naar de stapels op haar bureau. ‘Ik heb nog voor minstens drie uur nakijkwerk. De klas is een puinhoop, de rapporten zijn niet klaar, ik moet nog twee moeders bellen en ik heb nog niks voorbereid voor morgen.’
Ik knik. ‘Je bent moe’.
Ik zie tranen. ‘Ga even zitten. We gaan het samen regelen. Het komt goed.’
Trudie gaat zitten. ‘De kinderen zijn hartstikke druk, maar ik word vooral gestoord van alle administratie. Ik heb daar helemaal geen tijd voor.’
Ja, díe ken ik: de administratie
Door de waan van de dag kom je er eigenlijk nooit aan toe, waardoor het zich opstapelt. En na een tijdje zie je door de bomen het bos niet meer.
Hoe zorg je ervoor dat het volgend schooljaar beter gaat?
Door meteen goed te beginnen. Of liever nog: door vlak voor de vakantie te beginnen. Beter laat dan nooit. Hiermee voorkom je stress.
Tien tips als je helemaal geen tijd wilt besteden aan teveel administratie
- Deel je PC handig in
Pak pen en papier en maak een schema van hoe jij jouw mappen wilt hebben en wat je erin wilt hebben. Gooi de rest weg. Ruim je PC op en gebruik een opschoonprogramma. - Maak overal (digitaal en/of op papier, indien nodig) formulieren voor
Gesprekken, leerlingverslagen, plannen, voor alles wat teveel tijd kost. Zorg ervoor dat ze niet langer zijn dan één A4. Bij voorkeur korter. Dit werkt schoolbreed ook heel goed. - Begin je administratie in een opgeruimd lokaal
Eindig iedere dag met het opruimen van het lokaal, waarbij alle leerlingen een taak hebben. Maak er een race van, met een klok en een vrolijk muziekje (Hawaï Five-O). - Maak drie to-do-lijstjes
Eén voor de dag, één voor de week en één voor de maand. De zaken voor de nóg langere termijn plan je alvast in je agenda. - Houd je agenda zo leeg mogelijk
Plan de dagelijkse dingetjes regulier in je agenda: nakijken, voorbereiden, oudercontacten enzovoort. Daarnaast mag er nog één klus per dag bij. Een overleg, iets administratiefs of iets vakinhoudelijks. Beperk het tot één. - Plan twee uur per week in voor je administratie en doe het in die tijd
Maak er een sport van om steeds binnen de tijd te blijven en beloon jezelf met iets leuks in de tijd die je overhoudt. - Gooi dingen weg
Bewaar geen onnodige papieren. Wat vandaag niet nuttig is, is het morgen ook niet. En als het later wél nuttig blijkt, dan heb je het zo weer gevonden en waarschijnlijk is dat een betere versie. - Zeg NEE
Zeg minimaal één keer per dag nee tegen iets wat jou teveel tijd gaat kosten. - Leer je leerlingen nakijken
In het begin kost dit veel tijd en energie en natuurlijk moet je dagelijks steekproeven houden, maar dit levert uiteindelijk een enorme tijdwinst op. - Delegeer
Bedenk bij alles wat je gaat doen of jij werkelijk de juiste persoon bent om dit te doen. Zo niet, dan delegeer je de klus naar een collega, ouder of leerling. Of je doet het níet. Maak weloverwogen keuzes.
Wat Trudie betreft, natúúrlijk kwam het goed
Ik heb haar bovenstaande tips gegeven, maar daar had ze natuurlijk niet zoveel aan op donderdagmiddag om half vier. Want tja: waar moet je beginnen?
Een oplossing in zes stappen
- Een lijst gemaakt van alles wat ze nog moet doen in deze week én in deze maand.
- Een planning gemaakt in haar agenda voor de laatste weken: Esis bijwerken, rapporten, overdracht, opruimwerkzaamheden én voorbereidingen voor het nieuwe schooljaar.
- Ruimte gecreëerd in de planning van vrijdag, waardoor het programma minder vol werd en er tijd overbleef voor andere dingen.
- Opruimen en nakijken gedelegeerd naar de eerste twee uur op vrijdagochtend: samen met de leerlingen.
- Een script geschreven voor telefonische oudergesprekken, waarin Trudie betrokken en warm overkomt, maar het gesprek a) niet langer duurt dan 5 minuten en b) ze wel kan zeggen wat ze kwijt wil.
- Vervolgens konden wij een nieuwe afspraak maken. En ze had nog voldoende tijd over om haar lessen van vrijdag voor te bereiden.
Trudie blij, ik blij, moeders blij, iedereen blij.